Le Point de départ : nouveau portail d’intégration et de validation des conformités pour les bénévoles
Lancement officiel
Le portail Point de départ est officiellement lancé : https://integration.scoutsducanada.ca/
Vous avez manqué notre webinaire de lancement? Il est disponible sur notre Moodle, juste ici : https://formation.scoutsducanada.ca/course/view.php?id=122
En quelques mots
À l’Association des Scouts du Canada, nous avons à cœur la protection des jeunes. En créant des standards minimums de programmation et en mettant en place des politiques de recrutement, de formation et d’encadrement des bénévoles, nous minimisons les risques pour l’intégrité des jeunes et du mouvement scout.
Afin de rendre votre expérience bénévole chez nous la plus facile possible et appuyer les districts dans leur mandat, le centre national a développé un portail afin de centraliser les étapes de votre intégration en les rendant disponibles en un seul endroit.
Pourquoi ce changement ?
Les étapes d’intégration des bénévoles étaient auparavant composées de différents formulaires et formations à suivre. Puisqu’il s’agit d’une responsabilité des paliers inférieurs, chaque groupe et district possédait sa manière de faire que ce soit sur l’ordinateur ou à la main. Cette situation pouvait entrainer de longs délais et des frustrations de la part des futurs bénévoles qui devaient attendre que le tout soit complété afin de pouvoir amorcer leur engagement au sein du mouvement scout.
En offrant ainsi un portail centralisé, l’Association s’assure de limiter les délais de réponse en y dédiant une ressource salariée et en facilitant le remplissage de formulaire en ligne sans avoir besoin de passer par l’envoi de courriel ou de numérisation de documents papiers.
Comment savons-nous si ce projet est réussi?
- ✓ Les obstacles empêchant les nouveaux bénévoles de compléter leurs étapes d’intégration dans les délais prescrits et retardant leur entrée en fonction sont éliminés. Nous obtenons un taux de finalisation des étapes d’intégration de 100% dans les délais prescrits par nos politiques concernant la protection des jeunes;
- ✓ Les bénévoles ayant utilisé le portail ont un haut de niveau de satisfaction quant à la facilité d’utilisation du portail et du délai de traitement des documents;
- ✓ Les districts ont diminué de moitié le temps consacré par leurs ressources (bénévoles et/ou salariées) pour s’occuper des étapes d’intégration des membres.
Ligne du temps
Plus de détails sur ce qui change
Le nouveau portail permet aux bénévoles de se connecter à un seul endroit pour remplir les différents formulaires et accéder aux formations en ligne requises dans leur processus d’accueil et d’intégration. Une fois complétées, les informations seront ensuite inscrites au dossier du membre après validation au niveau du centre national.
Les responsables de groupe n’ont qu’à transmettre les indications à suivre pour se rendre sur le portail et peuvent continuer de faire le suivi des étapes d’intégration de leurs membres via le SISC. Le temps ainsi épargné pourra être employé à d’autres tâches.
Les bénévoles des groupes qui le souhaitent peuvent toujours continuer à soutenir leurs bénévoles dans leur processus d’intégration et les accompagner dans l’utilisation du portail.
Foire aux questions
À quoi s’attendre du portail du côté bénévole ?
Pour accéder au portail, la personne doit être d’abord enregistrée comme membre (au SISC). Par la suite, celle-ci peut utiliser son adresse courriel ou son numéro de téléphone (suivi d’une double identification par code de confirmation) pour se connecter. Sur la page d’accueil, un menu et des instructions claires montrent les étapes d’intégration ainsi que le statut de chacune.
Je suis normalement la personne responsable desétapes d’intégration dans mon groupe ou mon district, à quoi ai-je accès sur le portail ?
Étant donné que le portail est centralisé au niveau national, la page d’administration est uniquement réservée à un ·e employé du centre national. Si vous souhaitez faire un suivi des conformités des membres de votre groupe ou de votre district, vous pouvez directement accéder dans le SISC à ces informations.
J’ai déjà complété mes étapes d’intégration avant la mise en opération du portail. Pourrais-je quand même les faire parvenir ?
Tout à fait! Il est prévu, comme moyen alternatif et comme solution en cas de problème, d’avoir des espaces dédiés pour déposer des documents dans chaque étape d’intégration. La personne au centre national pourra les consulter et procéder à la validation de celles-ci.
J’ai soumis des documents ou remplis des formulaires, comment puis-je connaitre le statut de ma demande ?
Dans le profil du membre sur le portail, celui-ci a accès à un tableau de bord montrant le statut de chaque étape d’intégration, à savoir si celle-ci est « à faire », en « attente de validation », « refusée » ou « acceptée ». Chaque membre peut également retrouver cette information dans son dossier sur le SISC, puisque les étapes d’intégration y seront inscrites.
J’ai des craintes au niveau de la sécurité de mes données personnelles. Comment comptez-vous protéger mes données ?
Le portail est conforme aux exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (communément appelée « loi 25 »). Nous mettons en œuvre des protocoles qui assurent des filets de sécurités, notamment en imposant la double validation de l’identité par l’envoi d’un code unique par courriel ou sms. Nous nous assurerons que seules les données nécessaires sont demandées et enregistrées.
Pourquoi le nom Point de départ?
Pour rendre notre nouvelle plateforme attrayante, nous lui avons donné le nom de "Point", formé des premières lettres de "Portail" et "Intégration". Ce nom, évoque le point de départ du parcours de formation des adultes et s'harmonise avec notre thématique nationale "Trace ton aventure".
Participe au projet
Demande un soutien pour ton groupe ou ton district :
Faits saillants
- 15/12/2024 : Fin du projet pilote. La mise en opération auprès de tous les districts a été complétée en janvier 2025.
- 6/2/2025 : L’Association des Scouts du Canada était heureuse d’avoir invité tous les chefs et cheffes de groupe à un webinaire, le 29 janvier 2025, pour présenter sa nouvelle plateforme Point de départ. Cet outil, conçu pour tous nos membres, vise à simplifier l’accueil et l’intégration des nouveaux membres adultes. (Re)voyez ce webinaire et toutes les ressources associées dès maintenant sur notre site de formation: https://formation.scoutsducanada.ca/course/view.php?id=122.
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Où avez-vous entendu parler de nous?
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