Développer le SISC 2.0 pour optimiser notre gestion des membres
En quelques mots
L’Association des Scouts du Canada entreprend la transition vers un nouveau SISC (le système d’information et de gestion des membres de l’ASC) pour mieux répondre aux besoins de ses membres et moderniser ses opérations. Cette transition technologique est essentielle pour offrir une plateforme plus efficace et intuitive, centralisant l’inscription, la vérification des conformités et la gestion de tous nos processus opérationnels (dossiers des membres, activités, formation, brevets, communications, etc.). En adoptant ce nouveau système, l’Association vise à améliorer l’expérience utilisateur et à simplifier les processus administratifs.
De plus, cette mise à jour s’inscrit dans le respect de la loi 25 sur la protection des données personnelles, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations des membres. Cette initiative permet non seulement de se conformer aux exigences légales, mais aussi de renforcer la confiance des membres envers l’organisation. En somme, ce nouveau SISC représente un pas significatif vers une gestion moderne, sécurisée et centralisée des activités de l’ASC.
Pourquoi ce changement ?
Bien que le SISC actuel fonctionne encore, il ne répond plus efficacement aux besoins de l’Association et de ses membres. La nouvelle plateforme offrira une expérience simplifiée et intuitive pour ses membres, réduisant ainsi les démarches administratives et les délais d’attente. Elle centralisera également les données pour une gestion efficace des inscriptions et des informations, facilitant une vérification rapide des conformités et certifications, et améliorant la gestion globale des activités. Grâce à l’automatisation des tâches administratives, le nouveau SISC libèrera le personnel et les bénévoles pour des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en assurant la sécurité des informations personnelles conforme aux lois sur la protection des renseignements personnels. Enfin, l’introduction de nouvelles fonctionnalités et de tableaux de bord des données soutient l’adaptation rapide aux besoins changeants, favorisant ainsi la croissance continue et l’innovation au sein de l’ASC.
Comment savons-nous si ce projet est réussi?
- ✓ Atteindre un taux de satisfaction des membres de 80% ou plus concernant l’expérience utilisateur de la nouvelle plateforme, mesuré par des enquêtes de satisfaction post-implémentation.
- ✓ Réduction des délais d’inscription de 50%, mesuré par le temps moyen nécessaire pour compléter une inscription avant et après la mise en place du SISC.
- ✓ Réduire le temps nécessaire pour vérifier les conformités et certifications des membres de 60%, mesuré par le temps moyen avant et après la transition.
- ✓ Sécurité des données : Atteindre un taux de conformité de 100% avec la loi 25 sur la protection des données personnelles, mesuré par des audits de sécurité et de conformité réalisés après la mise en place du SISC.
Ligne du temps
Plus de détails sur ce qui change
L’ASC ne fera pas de transition graduelle entre le SISC actuel et le nouveau. Le nouveau SISC sera mis en place lorsqu’il nous permettra de maintenir les opérations actuellement faites sur le SISC. Les deux plates-formes ne seront donc jamais utilisées en même temps.
Ce qui change réellement lors de l’arrivée du nouveau SISC :
- Une nouvelle interface plus moderne et plus intuitive
- Une automatisation de certains procédés
- Suivi des conformités
- Inscription directement sur le SISC
- Suivi des formations et remise des brevets
- De nouvelles fonctionnalités seront développées avec le temps
- Système de communication intégré
- Gestion des finances et des paiements
- Suivis des taches
- Planification des activités
- Un profil membre plus complet autant pour les adultes que les jeunes
Foire aux questions
À quel moment le nouveau SISC sera mis en ligne ?
Le nouveau SISC sera mis en ligne lorsqu’il nous permettra de faire minimalement les mêmes opérations que le SISC actuel. Des fonctionnalités supplémentaires seront ajoutées avec le temps. Pour une première itération, nous visons un projet pilote au printemps pour le mettre en ligne officiellement avant la rentrée 2025.
Pourquoi faire affaire avec Décizif ?
Les soumissions obtenues par le passé ne nous permettaient pas d’obtenir une plate-forme adéquate en respectant nos moyens financiers. Décizif nous a proposé une approche différente qui s’appuie sur une adaptation de certains outils qu’ils ont déjà réalisé et une configuration personnalisée à nos besoins. Nous obtenons donc un produit solide, de qualité et adapté tout en respectant les délais et nos contraintes financières. Leur efficacité nous a permis de progresser davantage en quelques mois qu'au cours de plusieurs années avec les autres solutions envisagées.
Y aura-t-il une formation pour les membres sur l'utilisation du nouveau système ?
Aucune formation n’est prévue pour le moment puisque le développement n’est pas suffisamment avancé. Divers outils seront graduellement rendus disponibles (tutoriels, webinaires, support technique) pour aider les utilisateurs à s’approprier la nouvelle plate-forme. La nouvelle plateforme se veut vraiment intuitive et facile d’utilisation et offrira de la documentation à même la plate-forme. Par contre, si le besoin d’une formation plus formelle se fait sentir, nous en créerons une avec plaisir!
Est-ce que mes informations personnelles seront sécurisées dans ce nouveau système ?
Oui, le nouveau système répondra à toutes les exigences en matière de sécurité des renseignements personnels. C’est une pensée qui est cœur de sa conception.
Y aura-t-il des coûts associés à l'utilisation du nouveau système pour les membres ?
Non, aucun coût n’est prévu pour l’utilisation du nouveau SISC. Le développement en tant que tel est payé avec des fonds déjà mis de côté et l’entretien de la plate-forme sera ensuite couvert par l’Association à même la cotisation annuelle déjà perçue.
Comment mes informations seront-elles transférées vers le nouveau système ?
Les informations seront transférées automatiquement du SISC actuel vers le nouveau par l’équipe de Décizif. Certains cas d’exception pourraient demander une vérification manuelle suite au transfert, il sera donc important lorsque vous accèderez au nouveau système de vérifier vos informations afin de s’assurer qu’elles sont à jour.
Comment cela va-t-il améliorer notre efficacité en tant qu'organisation ?
Certaines tâches administratives seront automatisées par exemple le suivi des conformités ou le renouvellement de certains brevets. Certaines tâches qui nécessitent actuellement une intervention humaine se feront plus rapidement. Un nouveau système plus facile d’utilisation rendra aussi les tâches et les suivis plus simples et plus rapides à faire. De plus, certaines fonctionnalités supplémentaires seront développées comme la gestion des finances et la production de facture, un système de communication interne et un module de gestion de projet font partie de fonctionnalités qui sont planifiées pour être rendues disponibles dans une deuxième phase de développement.
Quels sont les critères d'éligibilité pour accéder à certaines fonctionnalités du nouveau système ?
Le nouveau SISC fonctionnera avec un système par fonction comme le SISC actuel. Donc si tu occupes une certaine fonction, tu peux réaliser certaines actions sur le système. Il y aura aussi un système de permission individuelle qui permettre aux personnes de déléguer certaines de leurs permissions. Exemple : Un responsable d’unité pourrait donner accès à la gestion des inscriptions de l’unité à un autre membre de l’unité qui s’en occupe.
Est-ce que le nouveau système permettra une meilleure intégration avec d'autres plateformes ou outils que l'organisation utilise déjà ?
Oui le nouveau SISC est pensé et conçu en ce sens. Il intègrera entre autres Moodle (la plateforme de formation en ligne de l’ASC) ce qui permettra une communication automatique entre les deux. Plus besoin d’envoyer ton certificat, le SISC y aura accès automatiquement.
Comment l'organisation a-t-elle pris en compte les besoins et les préférences des membres dans le choix du nouveau système ?
En plus de tout le travail initial d’identification des besoins réalisé en 2020 et 2021, des consultations ont été faites à l’hiver 2024 pour préciser les besoins et récolter les premiers commentaires des interfaces utilisateur présentées par Décizif. Un groupe Facebook permet de récolter en continu les commentaires et les idées des membres et de les consulter au besoin. Un comité permanent de consultation a été créé pour la durée du projet et un appel de candidatures sera fait pour identifier des groupes pilotes qui mettront le SISC 2.0 à l’épreuve avant sa complétion.
Quelles sont les étapes suivantes après la mise en place complète du nouveau système ?
Une fois la mise en place du nouveau système, un processus d’amélioration continu sera enclenché. De nouvelles fonctionnalités seront développées et un maintien du système sera effectué pour garder cet outil fonctionnel et à jour le plus longtemps possible.
Galerie d'images
SISC 2.0 – Tableau de bord
SISC 2.0 – Calendrier des activités
SISC 2.0 – Communications
SISC 2.0 – Gestion de fichiers
SISC 2.0 – Inscription
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