Avant de remplir la demande
Pour commencer, tu auras besoin d’avoir déjà réfléchi aux informations suivantes :
- Ton idée de projet et comment il répond à un besoin communautaire
- Les grandes étapes de réalisation
- Tes principales dépenses et sources de revenus (ça peut être seulement la subvention)
- Les raisons qui te poussent à lancer ce projet
Si tu réalises ce projet en équipe, il faut aussi que tu penses à :
- Déterminer qui agira comme « personne organisatrice principale » du projet dans ton équipe. Ce sera seulement cette personne qui remplira la demande de subvention et qui agira comme notre contact principal tout au long du déroulement du projet.
- Rassembler les courriels de tous les membres de ton équipe pour les inscrire dans la demande afin que ces personnes puissent recevoir directement un formulaire sociodémographique confidentiel obligatoire à compléter.
Déroulement
Étape 1 – La personne organisatrice principale doit se créer un compte sur le portail Coup de pouce.
Étape 2 – La personne organisatrice principale doit remplir le formulaire de soumission de projet.
Étape 3 – Chaque personne de l’équipe qui réalise le projet devra remplir un formulaire de caractéristiques sociodémographiques qui leur sera transmis automatiquement par courriel.
Étape 4 – Le comité de sélection analysera la demande dans un délai de 2 à 4 semaines.
Étape 5 – Si le projet est accepté, d’autres onglets apparaîtront alors dans le portail Coup de pouce (notamment un endroit pour y déposer les factures au fur et à mesure).
Étape 6 – Quand le projet est terminé, la personne organisatrice remplira le rapport de fin et chaque personne de l’équipe devra aussi remplir un sondage post-projet qui leur sera transmis automatiquement par courriel une fois le rapport de fin soumis.
Étape 7 – La comptabilité analysera les factures et procédera au remboursement.
Versement de la subvention
Le programme est basé sur un mécanisme de remboursement de factures. Ça signifie que toi, ou ton groupe ou ton district scout, devez payer ces factures pendant la réalisation du projet. Il est donc important que tu discutes de cela avec ton ou ta responsable. Tu auras d’ailleurs éventuellement à nous fournir un spécimen de chèque de ton groupe ou de ton district et les coordonnées de la personne qui gère ce compte.
Le remboursement sera également fait à ton groupe ou à ton district (à toi de choisir) et ce, même si c’est toi qui paies les factures. Nous ne pouvons pas déposer d’argent dans ton compte, mais seulement dans celui du groupe ou du district qui sera chargé de te le retourner.
Tu sais aussi que dans certains cas, nous acceptons d’émettre une avance de fonds qui peut aller jusqu’à 50% de la subvention. Si tu crois que c’est important pour la réussite de ton projet, tu peux nous l’indiquer dans le formulaire de soumission.
Si tu as des questions ou besoin d’aide pour démêler tout ça, n’hésite pas à communiquer avec nous. Il n’y pas de mauvaises questions et nous sommes là pour t’aider, peu importe où tu en es dans l’organisation ou la réalisation de ton projet !
Avec notre appui, tu peux obtenir en tout temps des conseils pour t’aider à réfléchir à une idée de projet, à faire ta planification, à penser à ton budget ou même à rédiger ta demande de micro-subventions.