LE POINT DE DÉPART : NOUVEAU PORTAIL D'INTÉGRATION ET DE VALIDATION DES CONFORMITÉS POUR LES BÉNÉVOLES
En quelques mots
À l’Association des Scouts du Canada, nous avons à cœur la protection des jeunes. En créant des standards minimums de programmation et en mettant en place des politiques de recrutement, de formation et d'encadrement des bénévoles, nous minimisons les risques pour l'intégrité des jeunes et du mouvement scout.
L’expérience actuelle avec les conformités n'est pas optimale pour les nouveaux bénévoles et représente une lourdeur administrative significative pour les responsables de groupe et les districts. Pendant que ces paliers sont concentrés à faire le suivi, ils ne réalisent pas leur mandat premier de développement, et contrôle qualité.
Pour rendre l’expérience bénévole plus facile et appuyer les districts dans leur mandat, le centre national développe actuellement une plateforme en ligne pour centraliser les conformités en les rendant disponibles en un seul endroit pour tous les bénévoles.
Pourquoi ce changement ?
Les conformités sont actuellement composées de différents formulaires et formations à suivre. Puisqu’il s’agit d’une responsabilité des paliers inférieurs, chaque groupe et district possède sa manière de faire, que ce soit sur l’ordinateur ou à la main, qui voyagera alors par courriel ou même courrier entre différents acteurs. Cette situation peut entrainer de longs délais et des frustrations de la part des futurs bénévoles qui doivent attendre que le tout soit complété afin de pouvoir amorcer leur engagement au sein du mouvement scout.
En offrant ainsi une plateforme centralisée, l’Association s’assurera de limiter les délais de réponse en y dédiant une ressource salariée et en facilitant le remplissage de formulaire en ligne sans avoir besoin de passer par l’envoi de courriel ou de numérisation de documents papiers.
Comment savons-nous si ce projet est réussi?
- Les obstacles empêchant les nouveaux bénévoles de compléter l’ensemble de leur conformité dans les délais prescrits et retardant leur entrée en fonction sont éliminés. Nous obtenons un taux de conformité de 100% dans les délais prescrits par nos politiques concernant la protection des jeunes;
- Les bénévoles ayant utilisé la plateforme ont un haut de niveau de satisfaction quant à la facilité d’utilisation de la plateforme et du délai de traitement des documents;
- Les districts ont diminué de moitié le temps consacré par leurs ressources (bénévoles et/ou salariées) pour s’occuper des conformités des membres.
Ligne du temps
1997
Introduction de la vérification des antécédents judiciaires (VAJ)
- La Fédération québécoise du guidisme et du scoutisme a demandé à tous les districts de la province de conclure des ententes avec les corps policiers pour la vérification des antécédents judiciaires. Cette pratique sera rendue obligatoire dans toute l’association pour ses membres adultes en 2002.
2004
Création du Système d’information Scouts du Canada
- En réponse à des besoins de suivis des dossiers de formation, le bénévole Michel Ducharme crée le SISC et s’en occupe encore aujourd’hui. Au fil du temps, le système permettra d’ajouter aux dossiers des membres les conformités complétées.
2014
Réforme de la protection des jeunes
- Afin de continuer à offrir un milieu sécuritaire pour les jeunes, l’ASC procède à réforme de la protection des jeunes, notamment en rédigeant une politique sur la protection des jeunes et en formant un partenariat avec le Centre Canadien de protection de l’enfance (CCPE).
2016
Introduction de la formation Priorité Jeunesse et du code de comportement
- Pour outiller ses membres adultes et renforcer la protection des jeunes, l’ASC enrichit son partenariat avec le CCPE pour exiger de ses membres le suivi de la formation Priorité jeunesse.
- Le code de comportement des adultes est aussi adopté pour clarifier les comportements souhaités ou interdits pour les bénévoles.
2019
Mise en ligne du module Introduction au mouvement scout
- Pour soutenir ses membres bénévoles dans la poursuite de sa mission, l’ASC met sur pied une nouvelle formation en ligne pour couvrir les trois modules d’introduction au mouvement scout qui se donnaient préalablement seulement en personne.
2020
Le code de comportement des adultes (CCA) et le formulaire d’acceptation des risques (FAR)
- Pour renforcer l’engagement des bénévoles envers la protection des jeunes, l’ASC rend obligatoire la signature et l’archivage du code de comportement et y ajoute un formulaire d’acceptation des risques, Ce dernier sera notamment adapté lors de la reprise des activités pendant la pandémie de Covid-19.
Printemps-Été 2024
Création du portail d’intégration en ligne
- Grâce à subvention du gouvernement canadien pour des emplois d’été, l’ASC reçoit des stagiaires en informatique qui travaillent sur la création d’un prototype de portail numérique d’intégration centralisée pour l’ensemble des conformités des membres. Un comité effectuera les premiers tests pour suggérer des améliorations.
Automne 2024
Pilotage de la plateforme Point de départ
- Pour la rentrée scoute 2024, des districts volontaires utiliseront le Point de départ pour tous leurs nouveaux bénévoles dans le cadre d’un projet pilote. Les données recueillies par l’expérience de ces membres donneront la rétroaction nécessaire à la finalisation de la plateforme pour sa mise en opération officielle.
Automne ou hiver 2025
Mise en opération du Point de départ
- À partir de la fin de l’automne 2024 ou à hiver 2025, tous les groupes auront accès à la plateforme pour que l’ensemble des conformités adultes puissent transiger par celle-ci.
2025-2026
Intégration de la plateforme au SISC 2.0
- Au moment de la mise en opération du SISC 2.0, le Point de départ y sera intégré pour harmoniser l’écosystème numérique de l’association.
Plus de détails sur ce qui change
La nouvelle plateforme permettra aux bénévoles de se connecter à un seul endroit pour remplir les différents formulaires et accéder aux formations en ligne requises dans leur processus d’accueil et d’intégration. Les bénévoles n'auront plus besoin de remplir des formulaires papier ou de procéder à des échanges de courriels, ce qui simplifiera grandement le processus et le rendra plus efficace. Une fois complété, les informations seront ensuite inscrites au dossier du membre après validation au niveau du centre national.
Les responsables de groupe n’auront dorénavant qu’à transmettre les indications à suivre pour se rendre sur la plateforme et pourront continuer de faire le suivi des conformités de leurs membres via le SISC. Le temps ainsi épargné pourra être employé à d’autres tâches ou diminuer le temps d’implication nécessaire, surtout en début d’année, pour alléger leur tâche.
Les bénévoles des groupes qui le souhaitent pourront toujours continuer à soutenir leurs bénévoles dans leur processus d’intégration et les accompagner dans utilisation de la plate-forme.
Foire aux questions
Pour accéder à la plateforme, la personne devra être d’abord enregistrée comme membre (au SISC). Par la suite, celle-ci pourra utiliser son adresse courriel ou son numéro de téléphone (suivi d’une double identification par code de confirmation) pour se connecter. Sur la page d’accueil, un menu et des instructions claires montreront les conformités à suivre ainsi que le statut de chacune.
Étant donné que la plateforme est centralisée au niveau national, la page d’administration est uniquement réservée à un.e employé du centre national. Si vous souhaitez faire un suivi des conformités des membres de votre groupe ou votre district, vous pouvez directement accéder dans le SISC à ces informations.
Tout à fait! Il est prévu comme moyen alternatif et comme solution en cas de problème d’avoir des espaces dédiés pour déposer des documents dans chaque conformité. La personne au centre national pourra les consulter et procéder à la validation des conformités.
Dans le profil du membre sur la plateforme, celui-ci a accès à un tableau de bord montrant le statut de chaque conformité, à savoir si celle-ci est « à faire », en « attente de validation », « refusée » ou « acceptée ». Chaque membre peut également retrouver cette information dans leur dossier sur le SISC, puisque les conformités terminées y seront inscrites.
La nouvelle plateforme sera conforme aux exigences de la loi 25. Nous mettons en œuvre des protocoles qui assurent des filets de sécurités, notamment en imposant la double validation de l’identité par l’envoi d’un code unique par courriel ou sms. Nous nous assurerons que seules les données nécessaires sont demandes et enregistrées.
Pour rendre notre nouvelle plateforme attrayante, nous lui avons donné le nom de "Point", formé des premières lettres de "Portail" et "Intégration". Ce nom, évoque le point de départ du parcours de formation des adultes et s'harmonise avec notre thématique nationale "Trace ton aventure".
Participe au projet
Demande un soutien pour ton groupe ou ton district :
- Nicolas St Martin, chargé de projet expérience scoute
Bienvenue chez les Scouts du Canada!
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