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7 novembre 2017

Le procès-verbal d’une réunion de conseil d’administration est confidentiel?

Rappelons-nous que, selon la loi (provinciale et fédérale), l’autorité d’une corporation appartient à la personne morale (incorporée).  C’est son conseil d’administration,  composé d’au moins trois (3) personnes, qui a la fonction morale et légale de planification, d’évaluation et de représentation. Le CA est dépositaire de la charte et des règlements.

Toujours sous cette même loi, il peut (le CA), déléguer certains pouvoirs discrétionnaires à son Conseil exécutif CE (si le CA est composé de plus de sept (7) membres) ou à son directeur général (voir ici Chef de groupe).   Ce sont les seuls qui ont un pouvoir décisionnel.  Et encore faut-il que les décisions soient entérinées par le CA. Tous les autres comités sont obligatoirement consultatifs.

Par conséquent, seul le CA rédigera un procès-verbal (PV), car il est rédigé par un représentant de « l’autorité ». Les comités consultatifs, quant à eux, rédigeront un compte rendu (CR).  Il aura la même structure que le PV, mais contrairement à ce dernier, il ne nécessitera pas d’approbation lors d’une rencontre subséquente, car il ne détient pas le caractère officiel et décisif du PV.  Il est donc plus informatif que juridique. Cependant pour la pérennité de la corporation, il est fortement recommandé de consigner, par écrit,  les « minutes » de chaque rencontre de comité.
Et qu’en est-il de leur confidentialité ou de leur accessibilité? 
Les procès-verbaux ne sont accessibles qu’à ceux qui ont assisté ou avaient le droit d’assister à une assemblée ou à une réunion. Par exemple, le procès-verbal d’une assemblée générale des membres est accessible à tous les membres.
Le procès-verbal d’une réunion du Conseil est accessible aux administrateurs en poste. Par ailleurs, les procès-verbaux (comptes rendus) de tout comité de gouvernance du Conseil (comité exécutif ou comité de gouvernance inclus) sont accessibles à la fois aux membres de ces comités (parce qu’ils avaient droit d’assister à la rencontre) et à tous les administrateurs (parce que les comités de gouvernance sont des créations du Conseil).

Ainsi, « les livres de comptabilité et les registres des procès-verbaux n’ont pas de caractère « public » et l’organisation n’est tenue de les montrer qu’aux personnes jouant un rôle dans son administration et ses opérations, c’est-à-dire aux administrateurs. Un membre de la corporation, ou même un de ses dirigeants, s’ils ne sont pas eux-mêmes des administrateurs, ne peuvent donc pas exiger de voir ces livres.

Une foule d’informations pertinentes se retrouvent dans un capsule d’Éducaloi intitulée « Pour en connaître davantage sur la confidentialité des procès-verbaux des organismes sans but lucratif » que nous vous invitons à consulter.