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7 septembre 2017

Il est légalement obligatoire pour les organismes incorporés de tenir des livres et des registres?

Ce sont des documents qui témoignent des activités passées d’un organisme. On y retrouvera notamment les registres relatifs à la constitution et à la structure: les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires, les règlements généraux, les déclarations annuelles ainsi que des renseignements pertinents à la structure et aux opérations. Par exemple : états financiers, relevés bancaires, rapports d’impôts, factures, copies des reçus officiels de dons, documents constitutifs, procès-verbaux des réunions, rapports annuels, déclarations annuelles, livres comptables, matériel utilisé pour le financement et autres ententes écrites.

Les livres et les registres comprennent aussi les pièces justificatives, c’est-à-dire, les documents qui prouvent qu’une transaction a eu lieu. Par exemple, les commandes et reçus, preuves de dépôt, factures, annulations de chèques, relevés de cartes de crédit, contrats de service, reçus de livraison, courriels et lettres. Les registres comptables ont généralement une période de rétention de 6 ans après l’exercice financier tandis que les procès-verbaux devront être conservés à vie.