Saviez-vous que… ?

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Le procès-verbal d’une réunion de conseil d’administration est confidentiel?

Novembre 2017
Rappelons-nous que, selon la loi (provinciale et fédérale), l’autorité d’une corporation appartient à la personne morale (incorporée).  C’est son conseil d’administration,  composé d’au moins trois (3) personnes, qui a la fonction morale et légale de planification, d’évaluation et de représentation. Le CA est dépositaire de la charte et des règlements.

Toujours sous cette même loi, il peut (le CA), déléguer certains pouvoirs discrétionnaires à son Conseil exécutif CE (si le CA est composé de plus de sept (7) membres) ou à son directeur général (voir ici Chef de groupe).   Ce sont les seuls qui ont un pouvoir décisionnel.  Et encore faut-il que les décisions soient entérinées par le CA. Tous les autres comités sont obligatoirement consultatifs.

Par conséquent, seul le CA rédigera un procès-verbal (PV), car il est rédigé par un représentant de « l’autorité ». Les comités consultatifs, quant à eux, rédigeront un compte rendu (CR).  Il aura la même structure que le PV, mais contrairement à ce dernier, il ne nécessitera pas d’approbation lors d’une rencontre subséquente, car il ne détient pas le caractère officiel et décisif du PV.  Il est donc plus informatif que juridique. Cependant pour la pérennité de la corporation, il est fortement recommandé de consigner, par écrit,  les « minutes » de chaque rencontre de comité.

 

Et qu’en est-il de leur confidentialité ou de leur accessibilité?

Les procès-verbaux ne sont accessibles qu’à ceux qui ont assisté ou avaient le droit d’assister à une assemblée ou à une réunion. Par exemple, le procès-verbal d’une assemblée générale des membres est accessible à tous les membres.

Le procès-verbal d’une réunion du Conseil est accessible aux administrateurs en poste. Par ailleurs, les procès-verbaux (comptes rendus) de tout comité de gouvernance du Conseil (comité exécutif ou comité de gouvernance inclus) sont accessibles à la fois aux membres de ces comités (parce qu’ils avaient droit d’assister à la rencontre) et à tous les administrateurs (parce que les comités de gouvernance sont des créations du Conseil).

Ainsi, « les livres de comptabilité et les registres des procès-verbaux n’ont pas de caractère « public » et l’organisation n’est tenue de les montrer qu’aux personnes jouant un rôle dans son administration et ses opérations, c’est-à-dire aux administrateurs. Un membre de la corporation, ou même un de ses dirigeants, s’ils ne sont pas eux-mêmes des administrateurs, ne peuvent donc pas exiger de voir ces livres.

Une foule d’informations pertinentes se retrouvent dans un capsule d’Éducaloi intitulée « Pour en connaître davantage sur la confidentialité des procès-verbaux des organismes sans but lucratif » que nous vous invitons à consulter.

 

 

Il y a une grande différence entre l’acceptation des risques et la responsabilité civile ?

Octobre 2017

En participant aux activités de scoutisme, vous acceptez de courir des risques qui y sont inhérents. Mais attention, le saut en parachute et le sport extrême ne sont pas des activités régulières de scoutisme.

« La théorie de l’acceptation des risques s’explique donc comme suit : en tant que scout, vous acceptez d’être confronté aux dangers habituels, ordinaires, et normalement prévisibles, liés à cette activité. Cela signifie que vous êtes seul responsable de vos choix et que vous ne pouvez blâmer ou poursuivre quiconque advenant la concrétisation des risques habituels et normalement prévisibles liés à cette activité. »

Par exemple, si vous vous tournez la cheville pendant une randonnée dans les bois, il vous sera très difficile de faire condamner les responsables pour votre mésaventure, à moins qu’il y ait eu une faute de leur part.  Il faut donc que vous soyez au courant du risque possible, que vous y ayez consenti en toute connaissance de cause et que ce soit le risque prévu qui se réalise.

Par contre, si les organisateurs ne respectaient par les règles de sécurité, d’éthique ou autre et qu’il y avait un lien direct entre la faute commise (lieu dangereux et manque flagrant de mesures de sécurité) et le dommage qu’il a subi, on parlerait ici de responsabilité civile. Pour qu’une personne soit trouvée responsable, le dommage subi doit être la conséquence directe de la faute qui a été commise.

Par contre la défense d’acceptation n’est pas un moyen de se dégager de sa responsabilité civile. Autrement dit, l’acceptation des risques ne vise que les risques normaux de la pratique du scoutisme et non pas les fautes que commettent des tiers.

« La loi prévoit que tout le monde a le devoir de ne pas nuire aux autres. Les personnes qui manquent à ce devoir et qui causent du tort aux autres doivent le réparer ».

Pour plus d’informations, rendez-vous sur le site educaloi. Une foule d’informations pertinentes à l’égard des OSBL s’y retrouvent. L’ASC met également des outils à votre disponibilité tels que le formulaire d’acceptation de risques et le guide de gestion de risques.   Vous pouvez les retrouver sur notre site web.  Bonne lecture !

 

Nos Archives

Il est également obligatoire pour les organismes incorporés de tenir des livres et des registres?

Septembre 2017

Certaines formations sont obligatoires

Août 2017

Bénévoles occasionnels

Juillet 2017

Activités baignades

Juin 2017

Obligation d’une corporation scoute – avis aux groupes

Mai 2017

L’ASC soutient l’intégration de jeunes en situation de handicap

Avril 201

Un certificat d’assurance doit être spécifique à l’activité scout

Mars 2017

Un adulte ne doit jamais être seul avec un jeune

Février 2017

Animateurs de 18 ans et moins

Janvier 2017

Gestion du risque

Décembre 2016

Dissolution légale

Novembre 2016